Včera jsem řešil dilema jestli používat krátké nebo dlouhé e-mailové adresy. Zatím se sešlo více než dvacet názorů. Spočítal jsem, jaké adrese dáváte přednost a podíval jsem se do svého adresáře.

Když můžu, tak do své e-mailové adresy použiji buď své příjmení nebo jméno a příjmení oddělené tečkou. Zdá se mi to pro mé potřeby jako to nejlepší řešení. Když jsem se včera ptal, která z těchto možností se nejvíc líbí vám, tak to dopadlo zhruba tak, že mírná většina (10) se přiklonila k dlouhé variantě (jmeno.prijmeni@example.com) a menšina (6) ke krátké variantě e-mailové adresy (prijmeni@example.com). Část z výše uvedeného počtu byla pro obě varianty podle typu a velikosti organizace. Vyskytly se ale také propagátoři třetích cest (jprijmeni@example.com atp.).

Můj adresář

Protože mám rád statistiky a nerad se bavím na bázi dobrých úmyslů, tak jsem se podíval do svého adresáře. V něm mám více než dvě stovky jmen. Z toho je 85 firemních e-mailů. Ty jsem rozdělil do skupin podle typu textu před zavináčem.

Typy firemních e-mailových adres

Z grafu je patrná převaha adres typu prijmeni@example.com před jmeno.prijmeni@example.com. Významné je ještě zastoupení generických e-mailových adres oddeleni@example.com:

Typy firemních adres v mém adresáři

Typ adresy	Počet	[%]
prijmeni	38	44,7%
jmeno.prjmeni	26	30,6%
genericke	8	9,4%
j.prijmeni	4	4,7%
jiné	4	4,7%
jmeno	2	2,4%
jmenoprijmeni	1	1,2%
prijmeni.jm	1	1,2%
prijmeni.jmeno	1	1,2%

Opět zopakuji, že se jedná o adresy z mého domácího adresáře. Kdybych vzal třeba adresy z firemního CRM, tak by se výsledek jistě lišil. Otázkou je o kolik?

Oddělovač

Když už je v adrese obsaženo jméno i příjmení, tak je dobré tyto dva údaje oddělit. Především kvůli lepší čitelnosti a rychlejší orientaci v adrese. Nejčastějším způsobem je vložení tečky mezi jméno a příjmení. Naopak nemůžu doporučit podtržítko (ne každý je umí zapsat a při podtržení není rozpoznatelné).

Jakou e-mailovou adresu?

Není možné doporučit jen jeden typ adresy. Zvážit je třeba:

• Velikost organizace (počet e-mailových adres). S rostoucím počtem jmen roste pravděpodobnost duplicit. Ve firmě, kde pracuji desátým rokem, jsme při více než padesáti uživatelích narazili na tento problém jen jednou.
• Cizí jména a geografická působnost. Lidé v různých zemích mají různé zvyklosti. Co se u nás považuje za příjmení, může být jinde chápáno jako křestní jméno.
• Uživatelská přívětivost. Uživatelé se mohou hlásit do více systémů (do sítě, do e-mailové schránky atp.). Stojí za to mít jedno uživatelské jméno (často je to příjmení). Pak je adresa schránky totožná s uživatelským jménem.
• Je adresa použita i jinde? Např. může být adresa zapisována na webové stránce, kde může být omezena šířka sloupce. Dlouhé adresy se do sloupce nemusí vejít.
• Více písmen v adrese, větší riziko chyby při přepisu.
• Nutnost generických adres typu oddeleni@example.com.

Pro krátké adresy s příjmením hovoří snadnější zapamatovatelnost, menší délka nebo třeba možnost abecedního řazení. Dlouhé adresy typu prijmeni.jmeno@example.com naopak lépe identifikují osobu, řeší kulturní rozdíly, jsou použitelné jak pro formální tak i méně formální kontakt a snižují riziko duplicit.

Nic není jednoznačné

Každý typ adresy má své klady a zápory. Není možné říct, jak má adresa vypadat. Je ale dobré se zamyslet také nad tím, že jednou se může situace ve firmě změnit a bude třeba zavést adresy nové. Tisknout nové vizitky a prospekty a zajistit změnu adres u obchodních partnerů může být teprve zábava. Ale to už je na jiné povídání.

Není to zase tak důležité

Ne vždy je e-mailová adresa zobrazená. Lidé s ní nemusí pracovat tak často. Odesílatel může ve svém e-mailovém klientu nadefinovat zobrazované jméno a příjemce adresu vůbec neuvidí, když nechce. Stejně tak si každý může v adresáři zobrazované jméno nastavit, pokud to jeho aplikace umožňuje.

Lidé adresy skoro vůbec nezapisují. Na e-maily dají odpovědět kliknutím na ikonu na nástrojové liště nebo použijí horkou klávesu. Adresu zapíší do adresáře jen jednou a pak si vybírají ze seznamu kontaktů. Přesto stojí za to se nad formátem adresy zamyslet.