Třetí příspěvek v řadě na téma firemních e-mailů by měl být příspěvkem posledním. Dneska jsem si stáhl centrální firemní adresář, kde bylo skoro 700 různých e-mailových adres. Je to větší soubor dat, než jsem analyzoval ve spotu Jaké firemní e-mailové adresy?. Navíc jsou to data firem z firemní databáze. Ve zmíněném spotu jsem měl k mání pouze data z mého osobního adresáře (analyzoval jsem ale jen firemní e-mailové adresy).

Výsledky analýzy firemních e-mailů získaných z celofiremní databáze jsou mírně odlišné a stojí za to je zveřejnit. Tady je graf četnosti typů firemních e-mailových adres:

Typy firemních e-mailových adres

Z grafu je patrná převaha adres typu jmeno.prijmeni@example.com před prijmeni@example.com (potvrzení mé úvahy ze spotu Krátké nebo.dlouhé e-mailové adresy?). Významné je ještě zastoupení jprijmeni@example.com a generických e-mailových adres typu oddeleni@example.com:

Položka jiné jsou všechny e-mailové adresy, které nešly zařadit do ostatních skupin. Musím říct, že se tam v podstatě nevyskytly přezdíky, tajemné zkratky atp. Vesměs se jednalo o adresy s nezvyklým oddělovačem (podtržítka, pomlčky) nebo adresy s několika písmeny ze jména a/nebo příjmení.

Firma, od které jsem získal data, má převážně velké nadnárodní zákazníky, kteří mají jednotnou politiku vytváření e-mailových adres. A od velkého zákazníka je mnoho kontaktů s daným sjednoceným typem e-mailové adresy. Proto také přeha jmen ve formátu jmeno.prijmeni@example.com.

Tento spot vznikl jen proto, že se mi podařilo získat větší soubor dat ke zpracování. Navazuje na dva spoty předchozí a uzavírá tok mých myšlenek. Není to spot, který by se zabýval zásadními věcmi a rozhodně nikomu nic nenařizuje. Může posloužit jako vodítko pro tvorbu firemní e-mailové adresy.

Včera jsem řešil dilema jestli používat krátké nebo dlouhé e-mailové adresy. Zatím se sešlo více než dvacet názorů. Spočítal jsem, jaké adrese dáváte přednost a podíval jsem se do svého adresáře.

Když můžu, tak do své e-mailové adresy použiji buď své příjmení nebo jméno a příjmení oddělené tečkou. Zdá se mi to pro mé potřeby jako to nejlepší řešení. Když jsem se včera ptal, která z těchto možností se nejvíc líbí vám, tak to dopadlo zhruba tak, že mírná většina (10) se přiklonila k dlouhé variantě (jmeno.prijmeni@example.com) a menšina (6) ke krátké variantě e-mailové adresy (prijmeni@example.com). Část z výše uvedeného počtu byla pro obě varianty podle typu a velikosti organizace. Vyskytly se ale také propagátoři třetích cest (jprijmeni@example.com atp.).

Můj adresář

Protože mám rád statistiky a nerad se bavím na bázi dobrých úmyslů, tak jsem se podíval do svého adresáře. V něm mám více než dvě stovky jmen. Z toho je 85 firemních e-mailů. Ty jsem rozdělil do skupin podle typu textu před zavináčem.

Typy firemních e-mailových adres

Z grafu je patrná převaha adres typu prijmeni@example.com před jmeno.prijmeni@example.com. Významné je ještě zastoupení generických e-mailových adres oddeleni@example.com:

Opět zopakuji, že se jedná o adresy z mého domácího adresáře. Kdybych vzal třeba adresy z firemního CRM, tak by se výsledek jistě lišil. Otázkou je o kolik?

Oddělovač

Když už je v adrese obsaženo jméno i příjmení, tak je dobré tyto dva údaje oddělit. Především kvůli lepší čitelnosti a rychlejší orientaci v adrese. Nejčastějším způsobem je vložení tečky mezi jméno a příjmení. Naopak nemůžu doporučit podtržítko (ne každý je umí zapsat a při podtržení není rozpoznatelné).

Jakou e-mailovou adresu?

Není možné doporučit jen jeden typ adresy. Zvážit je třeba:

• Velikost organizace (počet e-mailových adres). S rostoucím počtem jmen roste pravděpodobnost duplicit. Ve firmě, kde pracuji desátým rokem, jsme při více než padesáti uživatelích narazili na tento problém jen jednou.
• Cizí jména a geografická působnost. Lidé v různých zemích mají různé zvyklosti. Co se u nás považuje za příjmení, může být jinde chápáno jako křestní jméno.
• Uživatelská přívětivost. Uživatelé se mohou hlásit do více systémů (do sítě, do e-mailové schránky atp.). Stojí za to mít jedno uživatelské jméno (často je to příjmení). Pak je adresa schránky totožná s uživatelským jménem.
• Je adresa použita i jinde? Např. může být adresa zapisována na webové stránce, kde může být omezena šířka sloupce. Dlouhé adresy se do sloupce nemusí vejít.
• Více písmen v adrese, větší riziko chyby při přepisu.
• Nutnost generických adres typu oddeleni@example.com.

Pro krátké adresy s příjmením hovoří snadnější zapamatovatelnost, menší délka nebo třeba možnost abecedního řazení. Dlouhé adresy typu prijmeni.jmeno@example.com naopak lépe identifikují osobu, řeší kulturní rozdíly, jsou použitelné jak pro formální tak i méně formální kontakt a snižují riziko duplicit.

Nic není jednoznačné

Každý typ adresy má své klady a zápory. Není možné říct, jak má adresa vypadat. Je ale dobré se zamyslet také nad tím, že jednou se může situace ve firmě změnit a bude třeba zavést adresy nové. Tisknout nové vizitky a prospekty a zajistit změnu adres u obchodních partnerů může být teprve zábava. Ale to už je na jiné povídání.

Není to zase tak důležité

Ne vždy je e-mailová adresa zobrazená. Lidé s ní nemusí pracovat tak často. Odesílatel může ve svém e-mailovém klientu nadefinovat zobrazované jméno a příjemce adresu vůbec neuvidí, když nechce. Stejně tak si každý může v adresáři zobrazované jméno nastavit, pokud to jeho aplikace umožňuje.

Lidé adresy skoro vůbec nezapisují. Na e-maily dají odpovědět kliknutím na ikonu na nástrojové liště nebo použijí horkou klávesu. Adresu zapíší do adresáře jen jednou a pak si vybírají ze seznamu kontaktů. Přesto stojí za to se nad formátem adresy zamyslet.

Čas od času přemítám nad výhodami a nevýhodami krátkých a dlouhých e-mailových adres. Svůj názor mám, ale chtěl bych znát váš názor. Mějme dvě adresy:

1. novak@example.com (krátká e-mailová adresa).
2. jaroslav.novak@example.com (dlouhá adresa).

Představte si, že jste v situaci, kdy si musíte pro vaší firmu (web, skupinu atp.) zvolit krátkou nebo dlouhou e-mailovou adresu podle výše uvedených vzorů. Zajímají mě výhody a nevýhody obou typů adres, jak je vidíte vy. Který typ e-mailové adresy byste vybrali? A proč zrovna tu nebo onu? Pište do komentářů nebo odkažte na svůj spot.

O tom, že se nemají budit mrtvoly by mohl nejzasvěceněji vyzprávět Karel Gott. Takže nebudu rozmazávat smysluplnost vzniku webového prohlížeče Netscape Navigator 9. Navíc je mi svět kolem AOL cizí a tak neocením přínosy, které nový Netscape Navigator 9 dává uživatelům této sítě. Taky jsem nikdy nebyl nadšeným uživatelem dřevních verzí NN, proto nemusím doufat v návrat krále. O novém Netscape Navigatoru jste si mohli konec konců přečíst na Lupě (Netscape Navigator 9: návrat krále?, Netscape Navigator 9 došel do finále), Rootu (Dokáže ještě Netscape prorazit na trhu prohlížečů?) nebo na Živě (Finální Netscape Navigator 9.0 je na světě). Tamtéž jste si mohli podiskutovat o hnusotě zelených ikon Navigatoru 9, o tom, že je to jenom převlečený Firefox, že používáte Linux a že za všechno můžou ODS/socialisti/ekonaivisté…

Já se spokojím s tím, že jsem napsal další spot na conBLOG, že se mi zobrazí další reklamy AdSense, že se za pár dní podívám na Google, jak si stojím ve výsledcích vyhledávání na výraz Netscape Navigator 9, že si procvičím psaní že, že se na závěr na něco zeptám a že zmíním Link Pad.

Link Pad

Link Pad je nová funkce v NN9 – takový sklerotník. V postranní liště je zobrazena tmavá oblast pro seznam názvů stránek, do kterého je možné myší přetáhnout odkaz z adresního řádku nebo z obsahu otevřené stránky. Přetáhnout je možné také záložky otevřených panelů a kdo ví co ještě. Výhodou je, že sbírka ad hoc odkazů nazasviní záložky (pro IE only překládám jako oblíbené položky). Pokud na položku v seznamu Link Padu klepnete (jde nastavit i dojklik), položka zmizí (jde nastavit aby nemizela) a odkaz se otevře do nového panelu. Položky je možné kopírovat. To se pak do schránky přenese URL a název stránky. Škoda, že asi nejde nadefinovat maska, která by např. do schránky přenesla HTML kód pro odkaz.

Znáte někdo podobný add-on pro Maxthon?