Včera jsem řešil dilema jestli používat krátké nebo dlouhé e-mailové adresy. Zatím se sešlo více než dvacet názorů. Spočítal jsem, jaké adrese dáváte přednost a podíval jsem se do svého adresáře.
Když můžu, tak do své e-mailové adresy použiji buď své příjmení nebo jméno a příjmení oddělené tečkou. Zdá se mi to pro mé potřeby jako to nejlepší řešení. Když jsem se včera ptal, která z těchto možností se nejvíc líbí vám, tak to dopadlo zhruba tak, že mírná většina (10) se přiklonila k dlouhé variantě (jmeno.prijmeni@example.com
) a menšina (6) ke krátké variantě e-mailové adresy (prijmeni@example.com
). Část z výše uvedeného počtu byla pro obě varianty podle typu a velikosti organizace. Vyskytly se ale také propagátoři třetích cest (jprijmeni@example.com
atp.).
Můj adresář
Protože mám rád statistiky a nerad se bavím na bázi dobrých úmyslů, tak jsem se podíval do svého adresáře. V něm mám více než dvě stovky jmen. Z toho je 85 firemních e-mailů. Ty jsem rozdělil do skupin podle typu textu před zavináčem.
Typy firemních e-mailových adres
Z grafu je patrná převaha adres typu prijmeni@example.com
před jmeno.prijmeni@example.com
. Významné je ještě zastoupení generických e-mailových adres oddeleni@example.com
:
Typy firemních adres v mém adresáři
Typ adresy |
Počet |
[%] |
prijmeni |
38 |
44,7% |
jmeno.prjmeni |
26 |
30,6% |
genericke |
8 |
9,4% |
j.prijmeni |
4 |
4,7% |
jiné |
4 |
4,7% |
jmeno |
2 |
2,4% |
jmenoprijmeni |
1 |
1,2% |
prijmeni.jm |
1 |
1,2% |
prijmeni.jmeno |
1 |
1,2% |
Opět zopakuji, že se jedná o adresy z mého domácího adresáře. Kdybych vzal třeba adresy z firemního CRM, tak by se výsledek jistě lišil. Otázkou je o kolik?
Oddělovač
Když už je v adrese obsaženo jméno i příjmení, tak je dobré tyto dva údaje oddělit. Především kvůli lepší čitelnosti a rychlejší orientaci v adrese. Nejčastějším způsobem je vložení tečky mezi jméno a příjmení. Naopak nemůžu doporučit podtržítko (ne každý je umí zapsat a při podtržení není rozpoznatelné).
Jakou e-mailovou adresu?
Není možné doporučit jen jeden typ adresy. Zvážit je třeba:
- Velikost organizace (počet e-mailových adres). S rostoucím počtem jmen roste pravděpodobnost duplicit. Ve firmě, kde pracuji desátým rokem, jsme při více než padesáti uživatelích narazili na tento problém jen jednou.
- Cizí jména a geografická působnost. Lidé v různých zemích mají různé zvyklosti. Co se u nás považuje za příjmení, může být jinde chápáno jako křestní jméno.
- Uživatelská přívětivost. Uživatelé se mohou hlásit do více systémů (do sítě, do e-mailové schránky atp.). Stojí za to mít jedno uživatelské jméno (často je to příjmení). Pak je adresa schránky totožná s uživatelským jménem.
- Je adresa použita i jinde? Např. může být adresa zapisována na webové stránce, kde může být omezena šířka sloupce. Dlouhé adresy se do sloupce nemusí vejít.
- Více písmen v adrese, větší riziko chyby při přepisu.
- Nutnost generických adres typu
oddeleni@example.com
.
Pro krátké adresy s příjmením hovoří snadnější zapamatovatelnost, menší délka nebo třeba možnost abecedního řazení. Dlouhé adresy typu prijmeni.jmeno@example.com naopak lépe identifikují osobu, řeší kulturní rozdíly, jsou použitelné jak pro formální tak i méně formální kontakt a snižují riziko duplicit.
Nic není jednoznačné
Každý typ adresy má své klady a zápory. Není možné říct, jak má adresa vypadat. Je ale dobré se zamyslet také nad tím, že jednou se může situace ve firmě změnit a bude třeba zavést adresy nové. Tisknout nové vizitky a prospekty a zajistit změnu adres u obchodních partnerů může být teprve zábava. Ale to už je na jiné povídání.
Není to zase tak důležité
Ne vždy je e-mailová adresa zobrazená. Lidé s ní nemusí pracovat tak často. Odesílatel může ve svém e-mailovém klientu nadefinovat zobrazované jméno a příjemce adresu vůbec neuvidí, když nechce. Stejně tak si každý může v adresáři zobrazované jméno nastavit, pokud to jeho aplikace umožňuje.
Lidé adresy skoro vůbec nezapisují. Na e-maily dají odpovědět kliknutím na ikonu na nástrojové liště nebo použijí horkou klávesu. Adresu zapíší do adresáře jen jednou a pak si vybírají ze seznamu kontaktů. Přesto stojí za to se nad formátem adresy zamyslet.